แปลเอกสารราชการอย่างไรให้พร้อมใช้งานและลดปัญหาตีกลับ
เอกสารราชการไม่ได้วัดคุณภาพจากการแปลคำต่อคำเพียงอย่างเดียว แต่ต้องรักษาชื่อบุคคล เลขที่เอกสาร วันที่ หน่วยงาน และรูปแบบข้อความให้สอดคล้องกับต้นฉบับและวัตถุประสงค์ปลายทาง คู่มือนี้ช่วยให้ผู้ส่งงานเตรียมข้อมูลได้ครบก่อนเริ่มแปล
ส่งไฟล์ให้ประเมินราคา →สรุปสาระสำคัญ
- ตรวจชื่อและเลขที่เอกสารให้ตรงต้นฉบับ
- เลือกวิธีแปลและรูปแบบรับรองให้ตรงปลายทาง
- ส่งไฟล์จริงเพื่อประเมินราคาและกำหนดส่งก่อนเริ่มงาน
เอกสารราชการที่มักต้องแปล
งานที่พบบ่อย ได้แก่ สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส ใบเปลี่ยนชื่อ หนังสือรับรอง เอกสารการศึกษา หนังสือรับรองการทำงาน และเอกสารประกอบการยื่นวีซ่า แต่ละประเภทอาจมีข้อกำหนดไม่เหมือนกัน จึงควรแจ้งหน่วยงานปลายทางตั้งแต่ตอนขอราคา
- เอกสารประจำตัวและทะเบียนราษฎร
- เอกสารการศึกษาและผลการเรียน
- หนังสือรับรองการทำงานและรายได้
- เอกสารบริษัท สัญญา และเอกสารทางธุรกิจ
ข้อมูลที่ควรตรวจให้ตรงก่อนส่งแปล
ชื่อภาษาอังกฤษควรอ้างอิงจากหนังสือเดินทางหรือเอกสารที่หน่วยงานใช้เป็นหลัก หากชื่อสะกดต่างกันแม้เพียงตัวเดียว อาจทำให้ต้องแก้เอกสารซ้ำได้ นอกจากชื่อแล้วควรตรวจเลขประจำตัว เลขที่เอกสาร วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ และตราประทับให้เห็นชัด
- ไฟล์ต้องเห็นครบทุกมุมและไม่ตัดขอบ
- ภาพสแกนควรคมชัด อ่านตราประทับและลายเซ็นได้
- แจ้งว่าต้องใช้ฉบับแปลธรรมดาหรือรับรองคำแปล
- แจ้งประเทศและหน่วยงานปลายทาง
กระบวนการทำงานที่ช่วยลดข้อผิดพลาด
ทีมงานควรเริ่มจากอ่านต้นฉบับทั้งฉบับ ไม่เริ่มแปลจากภาพบางส่วนโดยไม่เห็นบริบท จากนั้นจึงตรวจศัพท์เฉพาะ ชื่อหน่วยงาน และรูปแบบวันที่ เมื่อแปลเสร็จควรมีรอบตรวจทานเทียบต้นฉบับ โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นตัวเลขและชื่อเฉพาะ
- รับไฟล์และตรวจความครบถ้วน
- ประเมินคู่ภาษา จำนวนหน้า และปลายทาง
- แปลตามรูปแบบที่ตกลง
- ตรวจทานชื่อ ตัวเลข วันที่ และการจัดวาง
- ส่งไฟล์ให้ตรวจและแก้ไขตามขอบเขตงาน
เรื่องการรับรองคำแปล
การรับรองคำแปลขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและหน่วยงานปลายทาง ไม่ใช่เอกสารทุกฉบับจะใช้ขั้นตอนเดียวกัน ก่อนเริ่มงานควรส่งภาพข้อกำหนดหรือแจ้งชื่อหน่วยงานให้ทีมงานตรวจ เพื่อแนะนำเอกสารประกอบและลำดับการดำเนินการได้ตรงกว่าเดิม
- แยกงานแปลทั่วไปออกจากงานแปลเพื่อยื่นหน่วยงาน
- ตรวจว่าต้องใช้ลายเซ็น ผู้แปล หรือเอกสารประกอบหรือไม่
- อย่าเพิ่งเข้าเล่มจนกว่าจะตรวจรูปแบบสุดท้าย
- เก็บต้นฉบับและฉบับแปลให้ตรงชุดกัน
คำถามที่พบบ่อย
ต้องส่งเอกสารตัวจริงหรือไม่?
เริ่มประเมินราคาได้จากไฟล์สแกนหรือภาพที่อ่านได้ก่อน ส่วนการใช้ตัวจริงหรือสำเนาขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง
ใช้เวลากี่วัน?
ขึ้นอยู่กับจำนวนหน้า คู่ภาษา ความยาก และขั้นตอนรับรอง ควรส่งไฟล์จริงพร้อมกำหนดวันที่ต้องใช้เพื่อให้ประเมินได้แม่นยำ
แปลแล้วรับรองได้ทุกหน่วยงานหรือไม่?
ต้องตรวจเงื่อนไขของหน่วยงานปลายทางเป็นรายกรณี ทีมงานควรแจ้งขอบเขตที่ทำได้ก่อนยืนยันงาน
มีเอกสารจริงแล้วใช่ไหม?
ส่งไฟล์พร้อมรายละเอียดงานให้ทีมงานตรวจประเภทเอกสาร คู่ภาษา และกำหนดส่งก่อนแจ้งราคา