รับรองคำแปลคืออะไร และควรเตรียมเอกสารอย่างไร
คำว่า “รับรองคำแปล” อาจหมายถึงขั้นตอนที่แตกต่างกันตามหน่วยงานและวัตถุประสงค์การใช้งาน จึงไม่ควรสรุปจากชื่อบริการเพียงอย่างเดียว การส่งข้อกำหนดของปลายทางมาพร้อมไฟล์จะช่วยให้ประเมินขั้นตอนได้ถูกต้อง
ส่งไฟล์ให้ประเมินราคา →สรุปสาระสำคัญ
- แยกประเภทการรับรองให้ตรงกับหน่วยงานปลายทาง
- ตรวจชื่อ ลายเซ็น ตราประทับ และรูปแบบเอกสาร
- ยืนยันขอบเขตบริการก่อนเริ่มแปล
แปลทั่วไปกับแปลเพื่อยื่นหน่วยงาน
แปลทั่วไปเน้นการถ่ายทอดความหมายและความอ่านง่าย ส่วนงานเพื่อยื่นหน่วยงานต้องควบคุมชื่อเฉพาะ รูปแบบ วันที่ เลขที่เอกสาร และข้อความรับรองให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ อาจต้องมีขั้นตอนหรือเอกสารประกอบเพิ่มเติม
- แจ้งว่าเอกสารใช้ภายในหรือยื่นภายนอก
- แจ้งประเทศและชื่อหน่วยงานปลายทาง
- ส่งแบบฟอร์มหรือข้อกำหนดที่ได้รับมา
- อย่าปรับถ้อยคำรับรองเองโดยไม่ตรวจเงื่อนไข
ข้อมูลที่ควรแจ้งพร้อมไฟล์
การประเมินงานจะชัดเจนขึ้นเมื่อทราบประเภทเอกสาร ภาษา ปลายทาง และกำหนดใช้จริง หากมีเอกสารหลายฉบับควรส่งเป็นชุดเดียวกัน เพราะคำศัพท์และชื่อบุคคลต้องใช้รูปแบบเดียวกันตลอดชุด
- คู่ภาษาต้นฉบับและภาษาปลายทาง
- ชื่อหน่วยงานที่จะนำไปใช้
- กำหนดเวลาที่ต้องใช้เอกสาร
- ต้องการไฟล์ Word, PDF หรือฉบับพิมพ์
- ต้องการให้จัดหน้าเหมือนต้นฉบับหรือไม่
ขั้นตอนตรวจคุณภาพ
หลังแปลควรเทียบฉบับแปลกับต้นฉบับอย่างเป็นระบบ เริ่มจากชื่อและตัวเลข ต่อด้วยวันที่ ที่อยู่ ตราประทับ และหัวข้อ จากนั้นจึงตรวจสำนวนและการจัดหน้า การตรวจแบบนี้ช่วยลดความผิดพลาดที่การอ่านทวนทั่วไปอาจมองข้าม
- ตรวจข้อมูลระบุตัวบุคคล
- ตรวจเลขที่ ยอดเงิน และวันที่
- ตรวจชื่อหน่วยงานและศัพท์เฉพาะ
- ตรวจข้อความรับรองและลายเซ็น
- ตรวจไฟล์สุดท้ายก่อนส่งมอบ
ข้อควรระวัง
ไม่มีรูปแบบรับรองเดียวที่ใช้ได้กับทุกหน่วยงาน หากไม่แน่ใจควรถามหน่วยงานปลายทางก่อนจ่ายค่าดำเนินการเพิ่มเติม การรับรองที่เหมาะสมต้องเริ่มจากข้อกำหนดจริง ไม่ใช่เลือกจากชื่อแพ็กเกจที่ดูครอบคลุมที่สุด
- อย่าใช้ตราหรือข้อความที่ไม่ได้รับอนุญาต
- อย่ารับประกันผลการอนุมัติของหน่วยงานปลายทาง
- ตรวจอายุเอกสารต้นฉบับก่อนเริ่มงาน
- เก็บสำเนา checklist ไว้ตรวจตอนรับงาน
คำถามที่พบบ่อย
รับรองคำแปลได้ทุกประเภทหรือไม่?
ต้องพิจารณาตามเอกสารและหน่วยงานปลายทาง ทีมงานจะแจ้งขอบเขตที่ทำได้หลังตรวจไฟล์และข้อกำหนด
ต้องมีต้นฉบับหรือไม่?
การประเมินเริ่มจากไฟล์สำเนาหรือภาพได้ แต่ขั้นตอนใช้งานจริงอาจกำหนดให้แสดงต้นฉบับหรือสำเนารับรอง
ถ้าไม่รู้ว่าต้องรับรองแบบใดทำอย่างไร?
ส่งภาพเอกสารและชื่อหน่วยงานปลายทางมาให้ตรวจ พร้อมแนบ checklist หากมี
มีเอกสารจริงแล้วใช่ไหม?
ส่งไฟล์พร้อมรายละเอียดงานให้ทีมงานตรวจประเภทเอกสาร คู่ภาษา และกำหนดส่งก่อนแจ้งราคา